Urząd Miejski w Radomiu Nr 674/2007 w sprawie zatwierdzenia Planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową i służbową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego w UM w Radomiu - Zarządzenia Prezydenta -

spodziewanego zagrożenia Państwa,

wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,

wybuchu konfliktu zbrojnego mającego bezpośredni związek z Państwem Polskim,

zagrożeń wewnętrznych spowodowanych klęskami żywiołowymi.

Zabezpieczeniu podlegają wszystkie materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową, jeśli ilość materiałów tajnych znajdujących się w kancelarii tajnej jest niewielka.

W przypadku przechowywania w kancelarii tajnej jednostki organizacyjnej, większej ilości dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę państwową:

Równolegle z zabezpieczeniem materiałów, o których mowa w § 2 zabezpieczeniu podlegają materiały niejawne zawierające informacje stanowiące tajemnicę służbową,

Priorytet w zakresie zabezpieczania materiałów stanowiących tajemnicę służbową mają materiały oznaczone klauzulą „POUFNE”

Zabezpieczeniu podlegają wszystkie materiały zawierające informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową, jeśli ilość tych materiałów znajdujących się w poszczególnych komórkach organizacyjnych jest niewielka.

W przypadku przechowywania w poszczególnych komórkach jednostki organizacyjnej większej ilości dokumentów zawierających informacje stanowiące tajemnicę służbową:

Zabezpieczenia materiałów, o których mowa w niniejszym PLANIE, dokonuje się poprzez ich ewakuowanie z zagrożonych pomieszczeń.

Ewakuacji materiałów z zagrożonych pomieszczeń dokonywać należy, w zależności od stopnia i umiejscowienia zagrożenia:

korytarzami i klatką schodową prowadzącymi do głównego lub awaryjnego wyjścia z budynku Urzędu,

przez okno przy bezwzględnym zagwarantowaniu bezpiecznego odbioru materiałów na zewnątrz budynku Urzędu.

Wszystkie decyzję w sprawie zabezpieczenia i ewakuacji materiałów podejmuje Prezydent Miasta Radomia lub inny upoważniony przez niego pracownik.

W przypadkach uzasadnionych, pod nieobecność Prezydenta Miasta Radomia lub innego upoważnionego przez niego pracownika decyzje podejmuje kierownik komórki organizacyjnej lub jego zastępca, w której przechowywane są dokumenty podlegające zabezpieczeniu i ewakuacji.

Wydanie stosownego polecenia kierownikowi kancelarii tajnej oraz / lub odpowiedniemu dyrektorowi - kierownikowi komórki organizacyjnej, w którego posiadaniu są dokumenty, o których mowa w § 2, 3 i § 4 niniejszego PLANU.

W przypadkach konieczności zabezpieczenia materiałów w godzinach pozasłużbowych, osoba podejmująca decyzję o konieczności zabezpieczania materiałów, wymieniona w § 5, zarządza ściągnięcie kierownika kancelarii tajnej oraz / lub dyrektora - kierownika, o którym mowa w § 7 pkt 1 przy użyciu wszelkich dostępnych środków.

Zapewnienie niezbędnego środka transportu oraz pracowników w ilości niezbędnej do zapakowania i przemieszczenia materiałów wymagających zabezpieczenia.

Zabezpieczenia i ewakuacji materiałów, o których mowa w § 2, 3 i 4 dokonać należy w obecności kierownika kancelarii tajnej oraz / lub dyrektora - kierownika, o którym mowa w § 7 pkt 1 a w przypadku jego nieobecności tj. niemożności wykonania ustaleń wynikających z § 7 pkt 2, zabezpieczenia materiałów dokonuje komisja wyznaczona przez osobę zarządzającą zabezpieczeniem materiałów, o której mowa w § 5.

Komisja, o której mowa w § 7 pkt 4, dokonuje otwarcia kancelarii tajnej oraz / lub pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty podlegające zabezpieczeniu i ewakuacji na podstawie przepisów niniejszego PLANU i realizując czynności związane z zabezpieczeniem części lub całości materiałów sporządza protokół, z którego musi wynikać:

zasadność otwarcia kancelarii tajnej lub pomieszczeń, o których wyżej mowa pod nieobecność osób wymienionych w § 7 pkt 1,

określenie rodzaju i ilości materiałów poddanych zabezpieczeniu i ewakuacji,

określenie materiałów, które pozostały w ewakuowanym pomieszczeniu, a więc tych materiałów, które nie zostały objęte zabezpieczeniem,

określenie sposobu zabezpieczenia materiałów w nowym miejscu ich przechowywania,

określenie sposobu zabezpieczenia materiałów, które pozostały w ewakuowanym pomieszczeniu.

Komisja wymieniona w § 7 pkt 4 przystępując do otwarcia kancelarii tajnej, a więc wykonująca polecenie zarządzającego dokonania zabezpieczenia materiałów, wykorzystuje:

Komisja wymieniona w § 7 pkt 4, realizując zadania wynikające z § 7 pkt 5, w przypadku pozostawienia części materiałów, których nie zdołano zabezpieczyć i ewakuować, obowiązana jest zamknąć i zaplombować to pomieszczenie. Powyższy fakt komisja obowiązkowo opisuje w treści sporządzonego przez siebie protokołu dotyczącego zarówno otwarcia pomieszczenia jak też i zabezpieczenia materiałów.

Komisja wymieniona w § 7 pkt 4 przystępując do otwarcia pomieszczeń, o których mowa w § 7 pkt 5 innych niż kancelaria tajna, a więc wykonująca polecenie zarządzającego dokonania zabezpieczenia i ewakuacji materiałów, wykorzystuje klucze deponowane u dyżurnego strażnika Straży Miejskiej.

Wydzielić i gromadzić materiały, które podlegałyby zabezpieczeniu w myśl postanowień niniejszego PLANU a tym samym zapewnić na bieżąco warunki do sprawnego zabezpieczenia i ewakuacji właściwych materiałów, także pod nieobecność ww. osób,

Oznaczyć szafę lub szafy z materiałami podlegającymi zabezpieczeniu i ewakuacji w sposób trwały i widoczny na zewnątrz tych szaf poprzez umieszczenie na nich napisu „Ewakuacja”.

Na wewnętrznej stronie drzwi szafy, w której przechowywane są materiały podlegające zabezpieczeniu, umieścić informację wskazującą z której szafy i z których półek i w jakiej kolejności (gdy czas byłby ograniczony) zdejmować materiały do zabezpieczenia, mając na względzie ważność i aktualność materiałów wymagających zabezpieczenia.

W widocznym miejscu, na zewnętrznej stronie drzwi szafy, należy oznaczyć miejsce przechowywania worków (pojemników) przeznaczonych do zabezpieczania i przemieszczania materiałów.

Worki i pojemniki, w miarę możliwości, przechowywać należy w szafach lub w miejscach dostępnych i nie wymagających korzystania z kluczy.

przygotowania materiałów już posiadanych, do ewentualnego zabezpieczenia,

bieżącego gromadzenia materiałów, z myślą o wymaganiach związanych z ewentualnością ich zabezpieczenia