Urząd Miejski w Radomiu Rejestry, ewidencje, archiwa -

WYKAZ REJESTRÓW I EWIDENCJI 

PROWADZONYCH PRZEZ KOMÓRKI ORGANIZACYJNE URZĘDU MIEJSKIEGO

BIURA:

BIURO ADMINISTRACYJNO-GOSPODARCZE:

  zasoby archiwalne:  

• dokumentacja Urzędu Miejskiego
  • kategorii „A” przechowywana przez 10 lat w Urzędzie, a następnie przekazywana do Archiwum Państwowego,
  • kategorii „B” przechowywana przez okres wskazany w instrukcji kancelaryjnej

• akta osobowe i płacowe ze zlikwidowanych zakładów pracy, dla których Prezydent był organem założycielskim: 

1.      Przedsiębiorstwo Budownictwa Komunalnego w Radomiu ul. Limanowskiego.
Archiwa PBK zawierają dokumenty:

• Kombinatu Budownictwa Komunalnego,
• Radomskich Zakładów Terenowych Ceramiki Budowlanej,
• Kozienickich Zakładów Przemysłu Materiałów Budowlanych w Kozienicach
• Iłżeckich Zakładów Przemysłu Materiałów Budowlanych w Iłży,
• Zwoleńskich Zakładów Terenowych Przemysłu Materiałów Budowlanych,
• Radomskich Zakładów Terenowych Prefabrykacji w Radomiu,
• Komunalnego Przedsiebiorstwa Produkcji Materiałów Budowlanych w Radomiu,
• Radomskich Zakładów Terenowych Przemysłu Materiałów Budowlanych w Radomiu,
• Komunalnego Przedsiębiorstwa Remontowo – Budowlanego w Radomiu,
• Komunalnego Przedsiębiorstwa Produkcji Materiałów Budowlanych w Kazimierzy Wielkiej,

1. Miejskiego Przedsiębiorstwa Remontowo Budowlanego w Radomiu,
2. Zakładów Płytek i Wyrobów Sanitarnych w Radomiu,
3. Miejskiego Zarządu Rewaloryzacji Budynków Mieszkalnych w Radomiu,
4. Miejskiego Zespołu Usług Projektowych w Radomiu,
5. Wojewódzkiego Ośrodka Egzaminowania Kierowców w Radomiu,
6. Zakładu Budżetowego „Żłobki Miejskie” w Radomiu,
7. ZPOZ „Przychodnie Radomskie” w Radomiu,
8. Izby Wytrzeźwień w Radomiu (akta osobowe),
9.  Zakładów Sprzętu Oświetleniowego „POLAM” w Radomiu

Udostępnianie: na wniosek zainteresowanej osoby

BIURO DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ I ZEZWOLEŃ:

• ewidencja przedsiębiorców, dla których Prezydent Miasta jest organem ewidencyjnym
• rejestry udzielonych zezwoleń na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych

Udostępnianie: wszystkim zainteresowanym na pisemny wniosek, odpłatnie

BIURO KADR I SZKOLEŃ:

• rejestr zatrudnionych i zwolnionych
• rejestr umów zleceń
• rejestr umów o dzieło
• rejestr delegacji
• rejestr upoważnień
• wykaz książek będących w posiadaniu poszczególnych wydziałów

Udostępnianie: osobom bezpośrednio zainteresowanym  

BIURO KONTROLI I REWIZJI:

·         centralny rejestr skarg i wniosków

·         ewidencja rozpatrywania wniosków

·         ewidencja analiz i ocen skarg i wniosków

·         ewidencja nadzoru i kontroli rozpatrywania skarg i wniosków

·         książka kontroli

·         ewidencja planów kontroli oraz sprawozdań z ich realizacji – objęta klauzulą „zastrzeżone”

·         ewidencja kontroli zewnętrznych własnej jednostki

·         ewidencja kontroli wewnętrznych

·         ewidencja kontroli jednostek podległych przeprowadzanych przez organy gminy

·         ewidencja planów i wykorzystania urlopów wypoczynkowych pracowników

·         ewidencja inwentaryzacji w urzędzie własnym  

BIURO RADY MIEJSKIEJ:

·         rejestr uchwał Rady Miejskiej

·         rejestr wniosków i opinii komisji Rady Miejskiej

·         rejestr interpelacji i zapytań radnych

Udostępnianie: wszystkim zainteresowanym na wniosek

BIURO WINDYKACJI:

·         ewidencja tytułów wykonawczych

·         ewidencja zabezpieczeń w postaci wpisu hipoteki przymusowej

·         rejestr dłużników

·         rejestr dłużników  zajętych wierzytelności

·         rejestr banków, w których dłużnicy posiadają rachunki

·         archiwum załatwionych tytułów wykonawczych

Udostępnianie: uprawnionym organom egzekucyjnym w trybie przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przepisów Kodeksu Postępowania Cywilnego oraz innym organom według odrębnych przepisów. 

URZĄD STANU CYWILNEGO:

W zasobach USC znajdują się:

-        archiwum ksiąg urodzeń, małżeństw i zgonów:

A. parafii rzymskokatolickich:
- św. Jana (Fara) z lat 1910-1945
- ONMP (Katedra) z lat 1921-1945
- NSJ (Glinice) z lat 1921-1945
- św.Teresy (Borki) z lat 1939-1945
- św.Józefa (Młodzianów) z roku 1945
- św.Stanisława (Garnizonowy) z lat 1926-1940
B. parafii prawosławnej:
- św. Mikołaja z lat 1910-1915 i 1941-1945
C. parafii ewangelicko-augsburskiej
z lat 1907-1945
D. wyznania mojżeszowego
z lat 1910-1940
E. księgi sporządzone w Urzędzie Stanu Cywilnego
z lat 1946 - 2009.

·         bieżąca rejestracja zdarzeń tj: urodzeń, małżeństw i zgonów z terenu miasta Radomia

·         rejestr decyzji Kierownika USC dotyczących rejestracji zdarzeń / urodzeń, małżeństw i zgonów/, które miały miejsce poza granicami Polski

·         rejestr decyzji Kierownika USC w sprawie prostowania, uzupełnienia, ustalania treści aktu stanu cywilnego

·         rejestr decyzji Kierownika USC o skróceniu terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego

·         rejestr wydawanych zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia związku małżeńskiego poza granicami Polski

·         rejestr wydawanych zaświadczeń stwierdzających brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa

·         rejestr korespondencji konsularnej

·         rejestr bieżący korespondencji krajowej

·         rejestr korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”

·         rejestr ewidencji wykonanych dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone”

Udostępnianie: Odpisy oraz zaświadczenie wydawane są osobom, których dotyczą, ich wstępnym, zstępnym, rodzeństwu, współmałżonkowi lub przedstawicielowi ustawowemu. Dokumenty powyższe wydawane mogą być również na wniosek osoby, która wykaże interes prawny, sądu, prokuratury lub innego organu państwowego. Interesanci załatwiani są na bieżąco po złożeniu stosownego podania i okazaniu dowodu osobistego.

WYDZIAŁY:

WYDZIAŁ ARCHITEKTURY

·         rejestr decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu

·         rejestr decyzji pozwoleń na budowę obiektów kubaturowych

·         rejestr pozwoleń na budowę sieci

·         rejestr decyzji odmownych

·         rejestr decyzji pozwoleń na użytkowanie i zgłoszenie o zakończeniu budowy (do 10.07.03)

·         rejestr wniosków o pozwolenie na budowę

·         rejestr postanowień

·         rejestr dzienników budów

·         archiwum ewidencji na podstawie ww. rejestrów

Udostępnianie: inwestorom, wydziałom Urzędu Miejskiego i Urzędu Wojewódzkiego, prokuraturze, sądom rejonowym, policji – na żądanie pisemne

 WYDZIAŁ BUDŻETU I PODATKÓW:

·         rejestr podatników, podatków i opłat lokalnych

·         ewidencje księgowe dokumentów służących rozliczeniu finansowemu  podatnika

Udostępnianie: Za wyjątkiem publicznie dostępnej informacji o wysokości i przyczynach umorzenia podatków i opłat lokalnych oraz podatku rolnego i leśnego w kwocie wyższej niż 100 zł podatnikom, którzy są przedsiębiorcami, powyższe rejestry objęte są tajemnicą skarbową.

WYDZIAŁ EDUKACJI, SPORTU I TURYSTYKI:

• rejestr pełnomocnictw udzielonych przez Prezydenta Miasta Radomia dla dyrektorów szkół i placówek oświatowych do zawierania umów najmu i dzierżawy mienia
• ewidencja spełniania obowiązku szkolnego oraz obowiązku nauki
• ewidencja szkół i placówek niepublicznych
• ewidencja decyzji nadających stopień awansu zawodowego nauczyciela mianowanego
• ewidencja arkuszy organizacji roku szkolnego
• ewidencja skierowań / do szkół specjalnych oraz na nauczanie indywidualne /
• ewidencja wydawanych zaświadczeń o zatrudnieniu i wynagrodzeniu na druku Rp-7 dla celów emerytalno-rentowych
• rejestr uczniowskich klubów sportowych

·         rejestr stowarzyszeń sportowych, które nie prowadzą działalności gospodarczej

• archiwum akt osobowych nauczycieli oraz pracowników nie będących nauczycielami
• archiwum dokumentacji finansowo-księgowej zlikwidowanych szkół i placówek oświatowych.

Udostępnianie: zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych

WYDZIAŁ GEODEZJI

·         rejestr ewidencji gruntów i budynków dla m.Radomia w systemie informatycznym dla 41 obrębów.

·         rejestr ewidencji budynków i lokali  dla obr. III.

Udostępnianie: zgodnie z ustawą z dnia 17 maja 1989r. Prawo geodezyjne i kartograficzne (Dz.U. Nr 100 poz.1086 – tekst jednolity ).Informacje o gruntach, budynkach i lokalach zawarte w operacie ewidencyjnym  są jawne. Informacji tych udziela się  odpłatnie w formie wypisów, wyrysów i zaświadczeń. Wypisy i wyrysy wydawane są  na żądanie właścicieli lub osób fizycznych i prawnych, w których władaniu znajduje się grunt, budynek lub lokal, osób fizycznych i prawnych oraz jednostek organizacyjnych nie posiadających osobowości prawnej, które mają interes prawny w tym zakresie, a także na żądanie zainteresowanych organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego

Miejski Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej

• archiwum Powiatowego Zasobu Geodezyjnego i Kartograficznego.

Udostępnianie: Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie określenia rodzajów materiałów stanowiących państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny, sposobu i trybu ich gromadzenia i wyłączania z zasobu oraz udostępniania zasobu.
(Dz.U.99.49.493). Udostępnienie zasobu polega na umożliwieniu wglądu do oryginałów materiałów lub sprzedaży ich kopii, sporządzanych także na nośnikach informacji, na podstawie: zgłoszenia prac geodezyjnych i kartograficznych, zamówień na materiały do wykonania prac geodezyjnych i kartograficznych nie podlegających zgłoszeniu lub zamówień na materiały do wykonania operatów szacunkowych nieruchomości - w zakresie zasobu bazowego i zasobu użytkowego; zamówień na mapy i informacje - w zakresie zasobu użytkowego.

WYDZIAŁ INFRASTRUKTURY:

·         ewidencja składników wyposażenia gminy

·         rejestr umów

·         rejestr uprawnień przewozowych

Udostępnianie: na wniosek podmiotów, które wykażą swój interes prawny do ich wykorzystania

WYDZIAŁ INWESTYCJI:

·         rejestr zadań inwestycyjnych zgłoszonych do realizacji w ramach tzw. czynów społecznych

·         ewidencja zadań proekologicznych realizowanych przy udziale środków finansowych Funduszy Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (pożyczki i dotacje)

WYDZIAŁ KOMUNIKACJI:

• ewidencja kierowców - w postaci akt ewidencyjnych osób oraz w systemie informatycznym - dotyczy praw jazdy oraz międzynarodowych praw jazdy.
• archiwum

- akta kierowców - prowadzone od 1955 roku.

• rejestry

- zatrzymanych praw jazdy;

- cofniętych uprawnień do kierowania pojazdami silnikowymi.

Udostępnianie: osobom, których akta dotyczą, na ich żądanie. Na podstawie złożonego pisemnie wniosku o udostępnienie danych osobowych dane zgromadzone w ewidencji i udostępnia się Policji, Straży Granicznej, Żandarmerii Wojskowej, sądom, prokuraturze, starostom, a także na wniosek firm ubezpieczeniowych.

1) w bazie gromadzone są dane o pojazdach i ich właścicielach, jak również o dokumentach wydanych na pojazdy:

- rejestr wydanych dowodów rejestracyjnych (raporty codzienne);

- rejestr wydanych pozwoleń czasowych (raporty codzienne);

- rejestr wydanych kart pojazdów;

- rejestr wydanych zezwoleń na nabicie numerów identyfikacyjnych

  na nadwoziu i silniku;

- rejestr dowodów rejestracyjnych zatrzymanych przez Policję;

- rejestr wychodzących zawiadomień o zarejestrowanych pojazdach;

- rejestr tablic indywidualnych;

- rejestr - wykazy tablic przyjętych i przekazanych do kasacji;

- rejestr zamówień druków komunikacyjnych;

- rejestr zamówień tablic rejestracyjnych;

- wykaz sprawozdań statystycznych;

- rejestr korespondencji referatu.

Udostępnianie:

- dane o zarejestrowanych pojazdach i ich właścicielach oraz kierowcach przekazywane są przez administratora sieci do Centralnej Ewidencji Pojazdów i Kierowców(CEPiK);

- dane o właścicielach i pojazdach udostępniane są na wnioski o udostępnienie danych osobowych takich instytucji jak: Policja, prokuratura, urzędy celne, firmy ubezpieczeniowe, ambasady, urzędy skarbowe itp.

• ewidencja instruktorów nauki jazdy
• rejestr ośrodków szkolenia kierowców
• rejestr stacji kontroli pojazdów
• rejestr diagnostów

Udostępnianie: zainteresowanym osobom, których dotyczą gromadzone informacje oraz organom administracji państwowej, samorządowej, wymiarowi sprawiedliwości, a także w przypadku ewidencji instruktorów nauki jazdy i rejestru ośrodków szkolenia kierowców, Instytutowi Transportu Samochodowego w Warszawie.

            Dokumentacja dotycząca ośrodków szkolenia kierowców archiwizowana od 1993 roku, natomiast dokumentacja dotycząca stacji kontroli pojazdów od roku 1984. Od roku 1999 przechowywane są dokumenty dotyczące kwalifikacji i uprawnień instruktorów nauki jazdy i diagnostów.

WYDZIAŁ KULTURY:

·         rejestr instytucji kultury

·         ewidencja innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie na terenie miasta

• ewidencja dóbr kultury nie wpisanych do rejestru zabytków

Udostępnianie:. Wyciągi z rejestru instytucji kultury udostępniane są  na wniosek instytucji kultury

WYDZIAŁ  OCHRONY:

Referat wojskowy

·         rejestr podań poborowych w sprawie skierowania do służby zastępczej oraz o udzielenie odroczenia z tytułu sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny

·         rejestr poborowych o nieuregulowanym stosunku do służby wojskowej

·         rejestr wydanych decyzji o uznaniu żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członków rodziny, przyznaniu pokrycia należności mieszkaniowych

·         rejestr zbiorów danych osobowych Urzędu Miejskiego

·         rejestr wydanych upoważnień do dostępu do zbiorów danych osobowych UM

·         ewidencja interwencji zgłoszonych przez monitoring

·         rejestr pobranych i wydanych worków z kluczami do budynku przy ul. Żeromskiego 53

Udostępnianie: rejestry jawne

·         rejestr przedpoborowych

·         ewidencja orzeczeń lekarskich o zdolności poborowych do służby wojskowej

Udostępnianie: rejestry są objęte klauzulą „zastrzeżone”

Kancelaria Tajna

·         ewidencja wydanych poświadczeń bezpieczeństwa upoważniających do dostępu do informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową oznaczonych klauzulą „zastrzeżone i „poufne”

·         ewidencja wydanych zaświadczeń stwierdzających odbycie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych

·         dziennik ewidencji wydawnictw – dokumentacji technicznej

·         dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów zastrzeżonych

·         dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów poufnych

·         dziennik ewidencji wykonanych dokumentów dla dokumentów tajnych

·         rejestr teczek dokumentów niejawnych, dzienników i książek ewidencyjnych

·         ewidencja pieczęci okrągłych do plasteliny i pieczęci urzędowych

Powyższe ewidencje i rejestry nie są udostępniane publicznie

WYDZIAŁ OCHRONY ŚRODOWISKA I ROLNICTWA

·         ewidencja zbiorników bezodpływowych na nieczystości ciekłe oraz przydomowych oczyszczalni ścieków

·         rejestr posiadaczy odpadów zwolnionych z obowiązku uzyskiwania zezwoleń na podstawie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów

·         ewidencja umów zawartych na odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości

·         rejestr zwierząt podlegających ograniczeniom na podstawie przepisów prawa Unii Europejskiej        

·         rejestr sprzętu pływającego przeznaczonego do połowu ryb

·         wykaz danych o dokumentach zawierających informacje o środowisku i jego ochronie

Udostępnianie: Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych, o udostępnianiu informacji o środowisku i jego ochronie, udziale społeczeństwa w ochronie środowiska oraz o ocenach oddziaływania na środowisko.  

WYDZIAŁ SPRAW OBYWATELSKICH:

Referat dowodów osobistych:

·         rejestr wydanych i utraconych dowodów tożsamości – objęty klauzulą „zastrzeżone”

·         rejestr wydanych tymczasowych zaświadczeń tożsamości

·         rejestr osób zmarłych – objęty klauzulą „zastrzeżone”

·         rejestr wypożyczonych teczek dowodowo-osobowych i udzielanych informacji

·          rejestr wydanych decyzji o zmianie imion i nazwisk – objęty klauzulą „zastrzeżone”

·         rejestr wysyłanych teczek dowodowo-osobowych do urzędów na terenie kraju

·         rejestr wysyłanych zapotrzebowań na teczki dowodowo-osobowe do urzędów na terenie kraju

·         rejestr skasowanych dowodów osobistych przesłanych do urzędu jako znalezione

·         rejestr wysyłanych wniosków o udostępnienie danych osobowych do Centralnego Biura Adresowego w Warszawie

·         archiwum teczek dowodowo-osobowych mieszkańców Radomia

·         archiwum teczek dowodowo-osobowych osób przebywających za granicą

·         archiwum teczek dowodowo-osobowych osób zmarłych

Udostępnianie: 
na pisemny wniosek – prokuraturze, sądom, urzędowi Policji i innym instytucjom
na pisemny wniosek osobom bezpośrednio zainteresowanym

Referat ewidencji ludności

·         rejestry wyborców

·         kartoteka stałych mieszkańców

·         kartoteka alfabetyczna

·         kartoteka zameldowań na pobyt czasowy

·         kartoteka cudzoziemców

·         kartoteka przejściowa

·         rejestr wydanych decyzji o wymeldowaniu

·         rejestr wydanych zaświadczeń

·         rejestr udzielonych informacji

·         archiwum byłych mieszkańców

Udostępnianie: na pisemny wniosek – prokuraturze, sądom, urzędowi Policji i innym instytucjom; na pisemny wniosek osobom bezpośrednio zainteresowanym

Stanowisko ds. stowarzyszeń:

·         rejestr stowarzyszeń zarejestrowanych, oddziałów stowarzyszeń, związków stowarzyszeń, stowarzyszeń zwykłych

WYDZIAŁ ZARZĄDZANIA NIERUCHOMOŚCIAMI:

·         ewidencja dzierżawców gruntów Gminy

·         ewidencja dzierżawców gruntów Skarbu Państwa

·         ewidencja użytkowników wieczystych gruntów Gminy

·         ewidencja użytkowników wieczystych gruntów Skarbu Państwa

Udostępnianie: wewnątrz wydziału w zakresie prowadzonych spraw do użytku służbowego

·         ewidencja gruntów i budynków Gminy

·         ewidencja ilościowo-wartościowa gruntów Skarbu Państwa

·         ewidencja gruntów i budynków miasta na prawach powiatu

·         ewidencja mieszkalnych budynków komunalnych

WYDZIAŁ BEZPIECZEŃSTWA I ZARZĄDZANIA KRYZYSOWEGO 

·         ewidencja schronów

·         ewidencja sprzętu OC

·         ewidencja instruktorów OC

·         ewidencja urządzeń specjalnych

·         ewidencja niebezpiecznych substancji

·         ewidencja sprzętu ciężkiego

Udostępnianie: inspekcjom, strażom wchodzącym w skład systemu ratowniczego w mieście, informacje poufne wyłącznie osobom dopuszczonym do dostępu do informacji niejawnej.

WYDZIAŁ ZDROWIA I POLITYKI SPOŁECZNEJ:

·         rejestr osób uzależnionych i nadużywających alkoholu zgłoszonych do Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych (klauzula „zastrzeżone”)

·         rejestr wydanych kart parkingowych dla osób niepełnosprawnych

·         rejestr wydanych decyzji kierujących do Zakładu Pielęgnacyjno-Opiekuńczego

INNE KOMÓRKI: 

KANCELARIA PREZYDENTA

·         rejestr osób uhonorowanych medalem „Bene Merenti Civitas Radomiensis”

• rejestr zarządzeń Prezydenta Miasta
• rejestr Uchwał Zarządu Miasta (zasoby archiwalne)

Udostępnianie: zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych

MIEJSKI RZECZNIK KONSUMENTÓW

·         rejestr spraw sądowych wytoczonych przez rzecznika na rzecz konsumentów

·         rejestr spraw dotyczących ochrony indywidualnych i zbiorowych konsumentów 

Udostępnianie: zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych

STRAŻ MIEJSKA

·         rejestr spraw o wykroczenie  

Udostępnianie: Zgodnie z ustawą o ochronie danych osobowych